マインドマップによるTODO管理で溜まったタスクを一気に解消する

TODOリストの管理ツールを過去いくつ試したことがあるでしょうか。自分の場合、以下のものを繰り返し試しては、1ヶ月経たないうちに破綻して放棄を繰り返しています。

能率手帳系手書きノート
iPhoneのTODOアプリ
PC上のテキストエディタ

なぜ破綻してしまうかというと、

タスクの分割がうまくできない、書きづらい
タスクが複雑に関連し、分かりづらい
中途半端な状態が上手く表せない
全体の残りタスク量が見通せない

といったものが原因として思いあたります。結局ごちゃごちゃになってしまい、リスト自体使うことを忘れ去ってしまう状況です。

特に問題なのは、

タスクの着手がスムーズに行かないときには『タスクを分割する』という常道手段がうまくTODOリスト上で行えないこと
タスクの依存関係が柔軟に表しにくいこと

です。

基本的にリスト構造では表現力が足りていないので、満足が得られないのは当然といえます。

そこで今回は、現在お気に入りのマインドマップによるTODO管理法について説明します。

ポイントまとめ

	ポイントチェックリスト　チェック済みの行をクリック／タップ
	マインドマップによりタスクを管理する複雑な状況、移り変わる状況を反映するには、単なるリストでは表現力が足りない。
	1週間に1マップがおすすめの単位 1週間に1度のペースで全体を見直し作戦を立て直すのがよいペースです。
	TODOの大項目をまず書き出す締切の期日、1週間の流れを考えながら大項目を配置します。
	各項目をブレイクダウンする大項目を細かく割っていき、具体的なアクションに落としていきます。
	マーキングしてポイントをわかりやすくする視覚的な分かりやすさが全体を俯瞰するうえで重要。
	注釈を使って詳細をメモ細かい事柄、メールの貼り付けなどは注釈を使ってメモします。
	関連をつける項目同士に関連がある場合は、リンクをつけておきます。
	各項目の進捗をつけるブレイクダウンした各項目について進捗を見える化。
	週に1回のリニューアル新しいマップを作って、申し送り事項と新しいTODOを大項目として記載しなおす。

では各ポイントの詳細を順を追って記載していきます。

たまったタスクを管理・分解してときほぐす方法

マインドマップによりタスクを管理する

複雑な状況、移り変わる状況を反映するには、単なるリストでは表現力が足りない。

ここではマインドマップツールを使います。使ったことない人はXMindがフリーで多機能が使えておすすめです。

jp.xmind.net

商用ツールがよければMindjet MindManagerがおすすめです。自分はずっと会社ではMindManagerを使っていました。費用が自腹でなければこっちがツールとしては出来がよいです。ただチームでマップをシェアするときなどではコストがかさむので、結局XMindの使用に落ち着いています。

さてマインドマップといえば、ブレインストーミングで使われることが一般的かと思います。

ただTODOの管理もある意味、作戦を立てていく、やり方を考えていくという意味で似ています。思考がいろいろとジャンプする性質も似ています。なのでTODO項目の分割、詳細化と進捗管理に使っていくことをおすすめしています。

また別の手帳やシステムでTODOを管理している場合でも、タスクが複雑に絡み合ってきたとき、一気に整理したいと言う場合にも使える方法です。今たまっているTODO項目を整理して一気に片付けてしまいましょう。

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1週間に1マップがおすすめの単位

1週間に1度のペースで全体を見直し作戦を立て直すのがよいペースです。

まずXMindを起動します。スプラッシュが出てきて…

真ん中にある新規作成のボタンを押すと、マップの中心のノードの画面になります。ここでは基本形の「マップ」という形のマインドマップを選択している形になっています。これはお好みでどの形のマップでも本質的に同じです。

一週間のTODOを一覧するならば、結局デフォルトの「マップ」がおすすめかと思います。

ここでまず自分はファイル名を兼ねて「日付(半角スペース)TODO」という名前を付けます。日付はファイルを作ったときの日付にしています。TOOD以外のマップも「日付(半角スペース)内容」としています。あとで探しやすいですからね。

まずベースの項目として、ぐるっと一回り、日付を書いていきます。土日の解像度はまとめて一つでよければ「週末」としてしまいます。また「次週への申し送り事項」などもその次にあると、次のマップを作るときに効率がよいですね。

TODOの大項目をまず書き出す

締切の期日、1週間の流れを考えながら大項目を配置します。

まずTODOの大項目をマインドマップに書いていきます。ここで説明のための例として、以下のTODO項目がある状況を仮定します。

設定の補足を一応書きますが、特に内容は本質的ではないので、気にしなくてOKです。

A大学B研究室打合せ。出張して大学を訪問する必要があり、先方の先生と部署内での調整等が必要。
人事評価入力。部下に関する評価をシステムに入力するタスク。この手のタスクは山ほど発生します。
共同研究契約。契約をするには契約の主体となる組織の長の決裁が必要。そのための段取りが要ります。
自動車保険更新。毎年くる自動車保険の更新の件です。通常あまりすることはないですが、チェックは必要。
郵便局での振り込み。平日昼間しか開いていないので、ちょっと時間を作って振り込みに行きます。
C社Dさん訪問。調整と資料作り、事前の確認が必要ですね。
AI学会シンポジウム原稿。社外に広く意見を表明する形になりますので内部の事前確認が重要です。

まずはそれぞれの項目を実行を開始する予定の日付に記載していきます。

日付が未定であってもあとで簡単に日付を移動できますので、とりあえず適当に項目を置いていくイメージでOKです。

各項目をブレイクダウンする

大項目を細かく割っていき、具体的なアクションに落としていきます。

次に、各TODO項目を、具体的な1アクションになるまで分解していきます。調整のためのメールを出すこと、部署内の調整が必要なメンバなどをすべて書き出します。

XMindであれば「タブ」キーで子項目追加、「エンター」キーで兄弟項目追加ができます。必要な操作はこれだけです。実際にやってみれば簡単であることが分かると思います。

出張が必要なときの行き方や、出張精算に必要な運賃など調べたこと、最終的には調べなければならないこともここでついでに書いておくとよいですね。

とりあえずざっと書いてみると以下のような感じです。

週の最初はこのくらいの記載密度で、日がたつごとに徐々に詳細が書き込まれて行って大きくなっていくイメージになります。

マーキングしてポイントをわかりやすくする

視覚的な分かりやすさが全体を俯瞰するうえで重要。

次に重要度などによってカラースターやフラグを立てていきます。人に関連する項目は人のアイコンにするのもよいでしょう。

ここはメリハリをつける、見た目を楽しくするという目的ですので必須ではないですが、適宜好きなマークをつけていくと見た目に分かりやすくておすすめです。

マークを付けたいところを選択(複数可能)して右クリック→マークを選択、あとはつけたいマークを選びます。

また数字は基本的には「優先度」という位置づけですが、単に順番にやる項目につけるやり方も気に入ってます。順不同であるものと、順序よくやるタスクを分けておくと、今着手すべき項目がひと目で分かる効果があります。

おすすめのつけ方は、まず順序をつけたい項目を全部選択してしまい、全部「１」にしてしまいます。

そこから一つ一つのマークを選択して、2、3、4と変えていくと早いです。

これで簡単に順序の数字をつけられます。フラッグの色をいろいろ変えるときにも使える技です。

こんな調子でほかの部分もマークを付けていきます。日付のアイコン、曜日のアイコンなどいろいろと活用していきます。

星マークや旗マークをどういうときに使う、など自分ルールを作っていくとよいと思います。あとは見た目でわかりやすい形にしていくだけです。

全体としてこんな形になります。

注釈を使って詳細をメモ

細かい事柄、メールの貼り付けなどは注釈を使ってメモします。
マインドマップの通常の項目を使って記載すると煩雑すぎて全体が見えなくなる可能性があります。

タスクに関する指示のメールがあるなどの場合、マップに含めておけば着手時の心理的抵抗感を減らせるので重要です。着手時にやることの詳細を調べるとなると面倒ですからね。

しかしマップに直接書いてしまうと字数が多くなりすぎて視認性が悪くなります。

こうした補足的な文章は注釈として貼り付けます。

まず、注釈をつけたい項目を選び「右クリック→注を選択」をします。

出てきたテキストフィールドにメールでの指示などを貼り付けます。

以上の操作で注釈がつきました。ノートのアイコンをクリックすれば、注釈の内容がみられますので実際に作業をする際にこれを確認できます。

各項目の進捗をつける

ブレイクダウンした各項目について進捗を見える化。

次に進捗を見える化していきます。まず「行き方」など既に調査済みの情報以外の、アクションの部分をすべて選択します。マウスで一気に領域選択＋Cntlを押しながらクリックでアクションの項目を選んでいきます。

そして「右クリック→マーカー→タスクの進捗→スタート」を選択します。操作が長くていやな感じに見えますが、とりあえず「マーカー」をつけるとだけ覚えておけばあとは見たら分かります。

これでアクションの項目には進捗のパーセント表示がアイコンでつくようになります。全体の進捗がひと目で分かるので非常に便利です。進捗を更新するには、進捗アイコンを左クリックしてパーセンテージを選択するだけです。

あとはタスクを実行するだけです。実行するたびに、進捗を更新していきます。

ここでは進捗だけではなく、調整途中の情報、調整の結果の時間など、更新されていく情報を追記していきます。これによりいちいち複数のメールを見返すなどの手間が省けます。

どんどん完了アイコンに変わりつつ、情報が増えていく感じは慣れてくると快感です。大きなタスクができたら、1アクションになるまで常に分割していくことも忘れずに。

週に1回のリニューアル

新しいマップを作って、申し送り事項と新しいTODOを大項目として記載しなおす。

タスクが進捗していくと、一週間もたてば完了アイコンがついたタスクだらけになってくると思います。だいたい自分の場合、週に一回はファイルを複製し、新たな日付をつけて、完了したタスクを消去してマップをリフレッシュします。

月曜日にスタートダッシュを決めるためにも金曜の夕方にこれを実行できると理想的です。チームでのタスク管理でこの方法を行う場合は、週次の定例会議で進捗を確認しながらマップをリフレッシュするとよいです。

まとめ

どうにも集中できないとき、どこから何に手をつけてよいのか分からないときってありますよね。そういうときにこそまさにマインドマップ形式のTODO管理が本領を発揮します。

まさにブレストの要領でタスク項目が素朴な1アクションになるように、あるいは3分以内に終わるタスクになるように分解していきます。やる気がでないときは、マインドマップを賑やかに飾り立てつつ、タスクを分割していくとだんだんやる気がわいてきます。

また応用編として「時間術大全」で取り上げられているポイントのまとめと、これをマインドマップのTODO管理に取り入れていく方法を下記記事に記載しました。こちらも次のステップの一つとしてご参照ください！

checklist.gakumon.jp

CheckList Hack!

なりたい自分になるためのチェックリスト習慣！